هل تعتقد أن الأتمتة باهظة الثمن؟ تدفع شركة ZH تكاليفها خلال 6 أشهر فقط.

يمكن أن تبدو الأتمتة باهظة الثمن قبل أن تتضح الأرقام. قد يتضمن مشروع ZH رسوم الإعداد وتكاليف البرامج وتدريب الموظفين وإعداد البيانات والدعم. هذا السعر يمكن أن يجعل العملية اليدوية أكثر أمانًا، حتى عندما تستغرق العملية نفسها ساعات طويلة كل أسبوع. أنظر إلى القرار من خلال سؤال واحد بسيط: هل يمكن للتوفيرات التي حققتها شركة ZH أن تغطي تكلفتها الإجمالية في غضون ستة أشهر؟ ** تعتمد هذه الإجابة على أتمتة العمل، وتكلفة العمالة الحالية، وعدد المهام، ومستوى الدعم المستمر. من الممكن استرداد الأموال لمدة ستة أشهر لبعض عمليات سير العمل، ولكنها ليست تلقائية لكل الأعمال. ## ابدأ بالعملية الحالية قبل اختيار نظام التشغيل الآلي، أقوم بقياس العمل كما هو موجود اليوم. أقوم بتسجيل: - عدد المهام التي يكملها الفريق كل شهر - المدة التي تستغرقها المهمة الواحدة - عدد الأشخاص الذين يتعاملون مع العملية - تكلفة الأخطاء وإعادة العمل والتأخير - ما هي الخطوات التي تتطلب الحكم البشري - ما هي الخطوات التي تتبع نفس النمط في كل مرة تكشف هذه الخطوة غالبًا أن المهمة المرئية ليست سوى جزء من التكلفة. على سبيل المثال، قد يستغرق طلب خدمة العملاء ثماني دقائق للرد عليه. قد يقضي الفريق أيضًا بعض الوقت في فتح السجلات، والتحقق من تفاصيل الطلب، ونسخ المعلومات إلى نظام آخر، وتحديث جدول بيانات، وإرسال رسالة متابعة. قد تستغرق العملية الكاملة 15 دقيقة لكل طلب. هذه النظرة الأوسع تعطي ZH نقطة بداية عادلة. ## استخدم حساب استرداد بسيط أستخدم هذه الصيغة: **المدخرات الشهرية = الساعات المحفوظة × تكلفة الساعة المحملة يمكن أن تشمل التكلفة المحملة في الساعة الأجور، وتكاليف الرواتب، والوصول إلى البرامج، وتكاليف المكتب، ووقت الإدارة. يمكن للأعمال التجارية استخدام رقم أقل عندما تريد تقديرًا حذرًا. فترة الاسترداد هي: إجمالي تكلفة ZH ÷ التوفير الشهري قد تبدو عينة الحساب كما يلي: - إعداد ZH والأشهر الستة الأولى: 18000 دولار - حجم العمل الشهري: 3000 مهمة - الوقت الحالي لكل مهمة: 12 دقيقة - الوقت المتوقع بعد الأتمتة: 5 دقائق - الوقت المحفوظ لكل مهمة: 7 دقائق - الوقت المحفوظ شهريًا: 350 ساعة - تكلفة الساعة المحملة: 30 دولارًا - قيمة العمل الشهرية المقدرة: 10.500 دولار عند هذا المستوى، يمكن للمشروع تغطية تكلفة 18.000 دولار في أقل من شهرين. هذا لا يعني أن الشركة تتلقى 10500 دولار نقدًا كل شهر. قد تظهر القيمة على أنها مزيد من وقت الموظفين المتاح، أو عدد أقل من الورديات المتأخرة، أو أوقات استجابة أسرع، أو القدرة على التعامل مع المزيد من العمل دون إضافة عدد الموظفين. يجب أن تأخذ التوقعات الحذرة في الاعتبار تأخيرات الإعداد والاستثناءات والصيانة والاعتماد. إذا انخفض الادخار المقدر إلى 4000 دولار شهريا، فإن نفس المشروع يصل إلى الاسترداد في حوالي أربعة أشهر ونصف. ## اختر سير عمل بخطوات قابلة للتكرار من المرجح أن تنشئ ZH عائدًا واضحًا عندما تحتوي العملية على: - حجم ثابت من الطلبات - القواعد التي لا تتغير كثيرًا - البيانات الرقمية التي يمكن الوصول إليها بأمان - عمل النسخ واللصق المتكرر - نقاط الموافقة الواضحة - مخرجات قابلة للقياس قد يتناسب إدخال الفاتورة، وتذكيرات المواعيد، وتحديثات المخزون، وتوجيه العملاء المحتملين، وإشعارات الطلبات، والتقارير القياسية مع هذا النمط. قد تحتاج العملية التي تعتمد على التفاوض أو الحكم الشخصي أو تغيير اللوائح إلى نهج مختلط. يمكن لـ ZH التعامل مع جمع البيانات والإجراءات الروتينية أثناء قيام أحد الموظفين بمراجعة النتيجة. لن أبدأ بالعملية الأكثر تعقيدًا. يمنح سير العمل الأصغر الفريق طريقة لاختبار جودة البيانات، ووصول المستخدم، ومعالجة الأخطاء، واعتماد الموظفين قبل توصيل المزيد من الأنظمة. ## قم بإحصاء التكاليف التي من السهل تفويتها يمكن أن يبدو نموذج الاسترداد أفضل من الواقع عندما يتضمن سعر البرنامج فقط. أتحقق أيضًا من: - تنظيف البيانات - اتصالات النظام - تدريب الموظفين - وقت الاختبار - مراجعات الأمان - الدعم المستمر - التغييرات في سير العمل - مراجعة إضافية للمهام الفاشلة - التكاليف المرتبطة بوقت التوقف عن العمل - الرسوم التي تنمو مع الاستخدام لنفترض أن ZH تكلف 2000 دولار شهريًا وتتطلب مشروع إعداد بقيمة 9000 دولار. تكلفة الستة أشهر هي 21000 دولار، وليس 12000 دولار. ستحتاج الشركة التي تتوقع توفيرًا شهريًا بقيمة 3000 دولار إلى سبعة أشهر لتغطية هذه التكلفة. هذا الحساب قد يغير النطاق. يمكن أن تبدأ الشركة بسير عمل واحد، أو تقلل من أعمال الإعداد، أو تنتظر حتى يصبح حجم المهمة مرتفعًا بما يكفي لدعم المشروع. ## إبقاء الأشخاص مشاركين عندما تكون المخاطر أعلى يمكن للأتمتة أن تقلل من العمل الروتيني دون إزالة كل فحص بشري. بالنسبة لسجلات العملاء أو المدفوعات أو معلومات الموظفين أو بيانات العمل الحساسة، أفضل خطوة المراجعة للحالات غير العادية. يمكن للنظام وضع علامة على حقل مفقود، أو سجل مكرر، أو مبلغ خارج النطاق الطبيعي. يمكن لأي شخص أن يقرر ما سيحدث بعد ذلك. يساعد هذا الأسلوب في التحكم في الأخطاء ويمنح الفريق طريقة واضحة للتعامل مع الاستثناءات. كما أنه يسهل شرح العملية للموظفين والعملاء. يقسم التصميم المفيد المهام إلى ثلاث مجموعات: المهام التلقائية يقوم النظام بإكمالها دون مراجعة. مراجعة المهام يقوم ZH بإعداد العمل، ويقوم الشخص بفحصه. المهام اليدوية يتعامل الشخص مع هذه المهام لأن الموقف يحتاج إلى حكم أو سياق. ويمكن لهذا الهيكل أن ينتج وفورات دون إجبار كل حالة على اتباع نفس القاعدة. ## بناء خطة فحص مدتها ستة أشهر، حيث أقوم بتتبع المشروع كل شهر بدلاً من الانتظار حتى الشهر السادس. يمكن أن تتضمن المراجعة ما يلي: - عدد المهام التي أنجزتها ZH - متوسط ​​وقت المعالجة - عدد التدخلات اليدوية - معدل الخطأ وإعادة العمل - ساعات الموظفين التي تم إرجاعها إلى أعمال أخرى - وقت استجابة العميل - تكلفة التشغيل الشهرية - القيمة المالية المقدرة قد يظهر التقرير الأساسي هذا النمط: | شهر | التكلفة الشهرية | القيمة المقدرة | النتيجة الصافية | |---|---:|---:|---:| | 1 | 5000 دولار | 1500 دولار | - 3500 دولار | | 2 | 2500 دولار | 3000 دولار | 500 دولار | | 3 | 2500 دولار | 3800 دولار | 1,300 دولار | | 4 | 2500 دولار | 4200 دولار | 1700 دولار | | 5 | 2500 دولار | 4500 دولار | 2000 دولار | | 6 | 2500 دولار | 4500 دولار | 2000 دولار | قد تأتي الخسارة المبكرة من الإعداد والتدريب. ويأتي المكسب اللاحق من الاستخدام العالي والتصحيحات اليدوية الأقل. هذه الأرقام هي مثال وليست وعدا. كل عمل يحتاج إلى البيانات الخاصة به. ## مثال عملي لدى موزع صغير موظفان يقومان بالتحقق من تفاصيل الطلب وإرسال تحديثات التسليم. يستغرق العمل حوالي 260 ساعة عمل كل شهر. وبتكلفة محملة قدرها 26 دولارًا للساعة، تبلغ قيمة العمل الشهري حوالي 6760 دولارًا. تستخدم الشركة ZH لجمع بيانات الطلب، والتحقق من الشروط القياسية، وإرسال التحديثات الروتينية، ووضع علامة على الطلبات التي تحتاج إلى اهتمام شخصي. لا يزال الفريق يتعامل مع البضائع التالفة ومعالجة المشكلات وطلبات التسليم الخاصة. وبعد التدريب، تقلل العملية الآلية العمل الروتيني إلى حوالي 120 ساعة للموظفين شهريًا. التوفير الشهري المقدر هو: 140 ساعة × 26 USD = 3,640 USD إذا كانت تكلفة الإعداد 7,500 USD وكانت تكلفة ZH الشهرية 900 USD، فإن تكلفة الستة أشهر تبلغ 12,900 USD. عند توفير 3640 دولارًا شهريًا، تبلغ فترة الاسترداد المقدرة حوالي ثلاثة أشهر ونصف. إذا استخدم الفريق نصف السعة المتوقعة فقط، فإن الاسترداد سيستغرق وقتًا أطول. يجب على الشركة الاستمرار في تتبع النتائج الفعلية بدلاً من الاعتماد على التوقعات الأولى. ## ما الذي يجب أن أتحقق منه قبل الموافقة، سأوافق على مشروع ZH عندما تتمكن الشركة من الإجابة على هذه الأسئلة: - ما هي المهمة المحددة التي سيتم تشغيلها آليًا؟ - ما هي تكلفة العملية اليوم؟ - ما هو مقدار الوقت الذي يمكن للنظام توفيره بشكل معقول؟ - ما هي المهام التي لا تزال تتطلب مراجعة الموظفين؟ - ما هي تكلفة الستة أشهر كاملة؟ - كيف سيتم التعامل مع الأخطاء؟ - من يملك سير العمل بعد الإطلاق؟ - ما هي النتيجة التي تجعل المشروع يستحق الاستمرار؟ سأقوم بإيقاف المشروع مؤقتًا عندما تكون العملية نادرة جدًا، أو عندما تكون البيانات غير موثوقة، أو لا يمكن قياس التوفير المتوقع. من الصعب إدارة الأتمتة التي تفتقر إلى خط أساس واضح، حتى عندما يعمل البرنامج كما هو مخطط له. يجب الحكم على سعر ZH بناءً على العمل الذي يستبدله أو يقلله، وليس مقابل فاتورة البرنامج وحدها. يمكن أن يوضح سير العمل الدقيق ونموذج التكلفة الكاملة والتتبع الشهري ما إذا كان المشروع سيصل إلى الاسترداد في غضون ستة أشهر. السؤال المفيد ليس "هل الأتمتة باهظة الثمن؟" وهي: "ما هي تكلفة هذه العملية كل شهر، وهل تستطيع شركة ZH تقليل هذه التكلفة بطريقة قابلة للقياس؟"

يمكن أن تؤدي الأتمتة إلى تقليل العمل اليدوي، لكن تكلفة البدء غالبًا ما تجعل أصحاب الأعمال يتوقفون. يمكن أن تؤدي رسوم البرامج ووقت الإعداد وتدريب الموظفين وتغييرات العملية إلى زيادة الضغط قبل ظهور المدخرات. ألقي نظرة على التكلفة الكاملة، وليس الاشتراك الشهري فقط. يجب أن توضح الخطة المفيدة أين يتم إنفاق الأموال، وما هو العمل الذي سيتغير، ومتى قد تبدأ الشركة في رؤية عائد. تساعد ZH الفرق على مراجعة تكاليف التشغيل الآلي من خلال عملية بسيطة. الخطوة 1: رسم خريطة للعمل الحالي أبدأ بالمهام التي يكررها الأشخاص كل يوم: - نسخ البيانات بين الأنظمة - التحقق من تفاصيل الطلب - إرسال التحديثات الروتينية - إنشاء تقارير قياسية - فرز طلبات العملاء وهذا يمنح الشركة رؤية واضحة لاستخدام الوقت. قد تبدو المهمة التي تستغرق خمس دقائق صغيرة. تكرر هذه العملية 100 مرة كل أسبوع، ويمكن أن تستغرق أكثر من ثماني ساعات. الخطوة 2: مقارنة تكلفة العمل اليدوي تشمل تكلفة العملية اليدوية أكثر من مجرد الأجور. وقد يشمل ذلك أيضًا: - العمل الإضافي - التصحيحات المتكررة - ردود العملاء المتأخرة - المتابعات الفائتة - الوقت المستغرق في التحقق من الأخطاء البسيطة على سبيل المثال، قد يكون لدى شركة تعبئة صغيرة موظف واحد يقضي ساعتين كل يوم في نقل بيانات الطلب إلى نظام الشحن. إذا قللت الأتمتة هذه المهمة إلى 30 دقيقة، فسيحصل الفريق على 7.5 ساعة كل أسبوع. يمكن للشركة بعد ذلك أن تقرر ما إذا كان الوقت الموفر يدعم تكلفة البرنامج. الخطوة 3: ابدأ بمهمة واحدة واضحة، ولا أوصي بأتمتة كل عملية مرة واحدة. البداية المركزة تجعل التحقق من النتيجة أسهل. اختر مهمة تحتوي على: - بداية ونهاية واضحتين - خطوات متكررة - قواعد مستقرة - مخرجات سهلة القياس - مخاطر منخفضة إذا كانت هناك حاجة إلى مراجعة قد تكون تذكيرات الفاتورة وتحديثات المخزون وإشعارات المواعيد وإعداد التقرير نقاط بداية مناسبة. الخطوة 4: تضمين تكاليف الإعداد والدعم يجب أن تتضمن مراجعة التكلفة العادلة ما يلي: - رسوم البرامج أو النظام الأساسي - إعداد البيانات - وقت الإعداد - تدريب الموظفين - تحديثات النظام - المراجعة البشرية - خدمات الدعم يساعد هذا على تجنب خطأ شائع: مقارنة التكلفة اليدوية الكاملة بسعر اشتراك الأتمتة فقط. الخطوة 5: تتبع النتائج المفيدة أفضّل التدابير البسيطة التي يمكن للفريق التحقق منها كل شهر: - الساعات المحفوظة - عدد الأخطاء - وقت المعالجة - المهام المكتملة - وقت الموظفين المنقولين إلى عمل ذي قيمة أعلى - وقت استجابة العملاء الهدف ليس إزالة كل مهمة بشرية. الهدف هو تقليل العمل المتكرر مع إبقاء الأشخاص مشاركين عندما تكون هناك حاجة إلى الحكم. يمكن أن تدعم ZH المراجعة العملية لنفقات التشغيل الآلي وتغييرات عبء العمل المتوقعة والوفورات المحتملة. كل عمل لديه أنظمة مختلفة وتكاليف العمالة، وبالتالي فإن النتيجة تعتمد على العملية التي يتم تقييمها. يمكن للطيار الصغير أن يوضح ما إذا كانت الخطة مناسبة قبل طرحها على نطاق أوسع. عندما تكون الأرقام مرئية، يصبح تقييم الأتمتة أسهل وإدارتها.

يريد العديد من الأشخاص أن تنمو أموالهم، لكن الإطار الزمني القصير يمكن أن يجعل قرارات الاستثمار تبدو متسرعة. أفضّل إلقاء نظرة على الحقائق قبل التفكير في ZH: ما هي، وكيف تعمل، وما الذي قد يؤثر على قيمتها، وما إذا كانت تناسب خطتي المالية. ولا ينبغي التعامل مع فترة الستة أشهر على أنها فترة عودة موعودة. يمكن أن ترتفع أسعار السوق أو تنخفض أو تظل ثابتة. النتائج السابقة لا تتنبأ بالأداء المستقبلي، ولا يمكن لأي استثمار أن يزيل مخاطر الخسارة. قبل أن أفكر في ZH، أقوم بمراجعة: - الشركة أو المشروع أو الأصل الذي يقف وراء ZH - مصدر إيراداتها أو قيمتها - الرسوم وشروط الحجز وقواعد السحب والضرائب - المعلومات المالية العامة والإفصاحات ذات الصلة - مستوى المخاطر مقارنة بأهدافي الخاصة - ما إذا كان بإمكاني تحمل خسارة المبلغ المستثمر، كما قمت أيضًا بوضع ميزانية واضحة. لا أستخدم الأموال اللازمة للإيجار أو الفواتير أو التعليم أو نفقات الطوارئ. وقد يساعد توزيع الأموال عبر الأصول المناسبة على تقليل الاعتماد على استثمار واحد، على الرغم من أن التنويع لا يمنع الخسائر. خطة مراجعة بسيطة يمكن أن تساعد. أبدأ بقراءة الوثائق المتاحة، والتحقق من الجهة التي تدير المشروع، ومقارنة المعلومات من مصادر مستقلة. ثم أقوم بتدوين المبلغ الذي يمكنني استثماره، والمدة التي يمكنني قبولها، والشروط التي من شأنها أن تجعلني أتوقف أو أخرج. إذا لم أتمكن من شرح كيف تخلق شركة ZH القيمة بلغة واضحة، فإنني أنتظر وأطلب المشورة من متخصص مالي مؤهل. على سبيل المثال، قد يواجه المستثمر الذي يشتري أصلًا ويتوقع عائدًا خلال ستة أشهر انخفاضًا في السعر أو سيولة محدودة أو رسومًا غير متوقعة. يمكن أن تختلف النتيجة عن الخطة الأصلية حتى عندما بدا الاستثمار جذابًا في البداية. قد يكون ZH يستحق البحث، ولكن لا ينبغي تقديمه كطريق مضمون لتحقيق الربح. إن عمليات الفحص الدقيق والميزانية المناسبة والنظرة الصادقة للمخاطر هي أكثر أهمية من المطالبة بالعائد الثابت.

غالبًا ما تعني إدارة الأعمال إدارة التكاليف المرتفعة والمهام المتكررة والوقت المحدود. أعلم مدى صعوبة العثور على مدخرات مع استمرار العمل اليومي. يساعدني ZH في مراجعة أين يتم استخدام المال والوقت. يمكنني التركيز على التغييرات العملية بدلاً من اتخاذ القرارات بناءً على التخمين. مع ZH، يمكنني: - مراجعة نفقات العمل العادية - العثور على المجالات التي قد يتم فيها تقليل الإنفاق - تقليل العمل اليدوي المتكرر - مقارنة الخيارات قبل إجراء عملية شراء - تتبع التغييرات بسجلات أكثر وضوحًا - قضاء المزيد من الوقت في خدمة العملاء وإدارة النمو قد يقوم مقهى صغير، على سبيل المثال، بمراجعة أسعار الموردين وتكاليف التعبئة والتغليف وجداول الموظفين والطلبات الروتينية. يمكن لبعض التعديلات الدقيقة أن تجعل إدارة الإنفاق الشهري أسهل دون تغيير تجربة العميل. العملية بسيطة: 1. أقوم بإدراج التكاليف والمهام التي تستغرق معظم الوقت. 2. أتحقق من المناطق التي توفر مساحة للتغيير. 3. أختار التعديلات العملية التي تناسب العمل. 4. أقوم بمراجعة النتائج وأحتفظ بالتغييرات التي نجحت. كل عمل لديه احتياجات مختلفة. يمنحني ZH طريقة للنظر إلى تلك الاحتياجات بمزيد من التنظيم، حتى أتمكن من اتخاذ الخيارات بناءً على معلومات واضحة. إن توفير المزيد لا يتطلب دائمًا تغييرًا كبيرًا. قد تكون المراجعة الأفضل للتكاليف اليومية كافية لإفساح المجال للعمل المهم.

تريد العديد من الشركات الأتمتة، لكن السعر وأعمال الإعداد وتدريب الموظفين يمكن أن تجعل الفكرة تبدو بعيدة المنال. قد يقضي فريق صغير ساعات في نسخ البيانات أو التحقق من الطلبات أو الرد على الأسئلة الشائعة أو نقل المعلومات بين الأدوات البرمجية. لا تحتاج هذه المهام دائمًا إلى الحكم البشري، لكنها لا تزال تستهلك جزءًا من كل يوم عمل. أرى أن الأتمتة هي طريقة عمل وليست مشروعًا تكنولوجيًا كبيرًا. لا تحتاج الشركة إلى أتمتة كل شيء مرة واحدة. يمكن أن يبدأ بمهمة واحدة متكررة، ويقيس النتيجة، ويتوسع عندما تثبت العملية فائدتها. وهذا النهج يجعل الأتمتة أقل تكلفة، وعملية، وأسهل للتواصل مع أرباح الأعمال. ابدأ بمهمة تتكرر غالبًا ما تحتوي المهمة الأكثر ملاءمة على ثلاث ميزات: - تتبع مجموعة واضحة من الخطوات - يحدث ذلك كثيرًا - ينشئ تكلفة مرئية عند التعامل معها يدويًا. تعد تذكيرات الفواتير، وتأكيدات المواعيد، وتحديثات المخزون، وتعيين العميل المتوقع، وتسمية الملفات، وفرز البريد الإلكتروني للعميل من الأمثلة الشائعة. قد تتلقى شركة الخدمات الصغيرة 30 طلب موعد كل يوم. يمكن للموظف نسخ كل طلب في التقويم وإرسال تأكيد وتحديث سجل العميل. يمكن لسير العمل البسيط التعامل مع الأجزاء الروتينية بينما يقوم الموظف بمراجعة الحالات غير العادية. وهذا لا يلغي حاجة الناس. فهو يمنحهم مزيدًا من الوقت لإجراء المكالمات وحل المشكلات وخدمة العملاء. اختر نقطة بداية صغيرة غالبًا ما تفشل خطط الأتمتة الكبيرة لأنها تحاول تغيير عدد كبير جدًا من العمليات في وقت واحد. أنا أفضل اختبار أصغر. قد تبدو عملية البدء المفيدة كما يلي: 1. يملأ العميل نموذجًا 2. يتحقق النظام من وجود التفاصيل المطلوبة 3. يذهب الطلب إلى عضو الفريق المناسب 4. يتلقى العميل ردًا واضحًا 5. يتم تخزين الطلب في نظام مشترك واحد يمكن أن يدعم سير العمل هذا شركة إصلاح، أو مزود خدمة عقارات، أو شركة تدريب، أو بائع تجزئة محلي. قد تتضمن الأدوات أداة إنشاء النماذج ومنصة إدارة العملاء وخدمة البريد الإلكتروني ولوحة المهام. تدفع العديد من الشركات بالفعل مقابل البرامج التي تتضمن هذه الميزات. والسؤال العملي ليس "ما مقدار التكنولوجيا التي يمكننا إضافتها؟" إنه "ما هي الخطوة المتكررة التي يمكننا التعامل معها بعمل يدوي أقل؟" استخدم الأدوات التي يفهمها الفريق بالفعل تصبح إدارة الأتمتة أكثر صعوبة عندما يتعين على الموظفين تعلم العديد من الأنظمة الأساسية غير المألوفة. يمكن للشركة في كثير من الأحيان تقليل التكلفة عن طريق ربط الأدوات المستخدمة بالفعل للبريد الإلكتروني أو التقويمات أو المدفوعات أو سجلات العملاء أو المخزون. على سبيل المثال، قد يستخدم متجر صغير عبر الإنترنت: - متجر عبر الإنترنت للطلبات - خدمة دفع للمعاملات - جدول بيانات لتخطيط المخزون - منصة بريد إلكتروني لتحديثات العملاء يمكن أن يؤدي الاتصال بين هذه الأدوات إلى تحديث تفاصيل الطلب، ووضع علامة على انخفاض المخزون، وإرسال رسالة حالة أساسية. يمكن للموظفين قضاء وقت أقل في التحقق من نفس المعلومات في أماكن مختلفة. يجب أن يظل سير العمل سهل التفتيش. يحتاج أعضاء الفريق إلى معرفة ما الذي يبدأ العملية، وما الإجراء الذي يتبعه، وأين يجب على الشخص مراجعة النتيجة. تحديد ميزانية واضحة لا تعني الأتمتة ذات الأسعار المعقولة اختيار الأداة الأرخص دون التحقق من حدودها. قد تأتي الرسوم الشهرية المنخفضة مع قيود الاستخدام أو الرسوم الإضافية أو الدعم المحدود. أقترح مراجعة أربع تكاليف: - اشتراكات البرامج - أعمال الإعداد والتكامل - تدريب الموظفين - الصيانة المستمرة ورقة عمل بسيطة يمكن أن تساعد: | مهمة يدوية | الساعات المستخدمة كل أسبوع | تكلفة العمالة بالساعة | خطوة آلية محتملة | |---|---:|---:|---| | نسخ العملاء المحتملين إلى CRM | 8 | 22 دولارًا | إرسال بيانات النموذج إلى CRM | | إرسال تذكير بالمواعيد | 5 | 22 دولارًا | تشغيل الرسائل المجدولة | | التحقق من مستويات المخزون | 6 | 22 دولارًا | إنشاء تنبيهات بشأن انخفاض المخزون | وسوف تختلف الأرقام من شركة إلى أخرى. والغرض من ذلك هو معرفة أين يذهب الوقت والعملية التي قد تقدم عائدا معقولا. قد يكون سير العمل الذي يوفر ساعتين كل أسبوع مفيدًا لفريق صغير. إن سير العمل الذي يمنع طلبات العملاء الفائتة قد يقدم قيمة حتى عندما يكون من الصعب قياس الوقت الموفر. أبق الأشخاص مشاركين في الأمور التي يكون فيها الحكم مهمًا تعمل الأتمتة بشكل جيد مع قواعد واضحة. إنها تحتاج إلى مراجعة بشرية عندما تتضمن الحالة خطرًا أو عاطفة أو طلبات غير عادية أو معلومات حساسة. قد تقوم عملية دعم العملاء تلقائيًا بفرز الرسائل حسب الموضوع. ويمكنه إرسال تعليمات عامة لأسئلة التسليم أو الوصول إلى الحساب. يجب على الموظف مراجعة الشكاوى وطلبات استرداد الأموال والرسائل التي تحتوي على تفاصيل غير واضحة. ويساعد هذا التوازن على حماية جودة الخدمة. يمكن للعملاء الحصول على استجابة سريعة دون أن يتم الضغط عليهم من خلال نظام لا يمكنه فهم موقفهم. يتضمن سير العمل الجيد عملية تسليم سهلة: - وضع علامة على الحالة للمراجعة - إضافة رسالة العميل إلى المهمة - إظهار الإجراء الذي تم اتخاذه بالفعل - منح الموظف التحكم في الرد التالي اختبر العملية قبل توسيعها يمكن أن يكشف الاختبار القصير عن المشكلات غير المرئية على الورق. سأقوم بمراجعة: - عدد مرات تشغيل سير العمل - كم عدد السجلات التي تحتاج إلى تصحيح - ما إذا كان العملاء يتلقون الرسالة الصحيحة - مقدار الوقت الذي توفره العملية للموظفين - ما إذا كان الموظفون يجدون النظام سهل الاستخدام لنفترض أن شركة تنظيف محلية تقوم بأتمتة طلبات عروض الأسعار. أثناء الاختبار، قد يكتشف الفريق أن بعض العملاء يقدمون عناوين غير كاملة. يمكن لسير العمل بعد ذلك أن يطلب التفاصيل المفقودة قبل إرسال الطلب إلى فريق الجدولة. هذا النوع من التعديل يجعل الأتمتة أكثر فائدة. كما أنه يقلل من فرصة خلق عمل إضافي. حماية معلومات العميل غالبًا ما تتعامل الأتمتة مع الأسماء وتفاصيل الاتصال ومعلومات الطلب ورسائل الدعم. يجب أن يتطابق الوصول مع دور كل موظف. يجب على الشركات أيضًا مراجعة إعدادات كل خدمة متصلة والاحتفاظ بسجلات حول من يمكنه عرض بيانات العملاء أو تغييرها. استخدم إشعارات العملاء البسيطة عند جمع المعلومات. احتفظ فقط بالبيانات اللازمة للمهمة. قم بإزالة إمكانية الوصول للموظفين السابقين ومراجعة التطبيقات المرتبطة وفقًا لجدول زمني منتظم. يجب أن تؤدي الأتمتة الجيدة إلى حفظ العمل دون خلق مشكلات تتعلق بالخصوصية أو الأمان يمكن تجنبها. قياس قيمة الأعمال بعبارات بسيطة لا يأتي الربح من الأتمتة وحدها. وقد يأتي ذلك من جهد يدوي أقل، أو عدد أقل من الأخطاء، أو خدمة أسرع، أو القدرة على التعامل مع المزيد من الطلبات مع الفريق الحالي. يمكن للمراجعة الأساسية مقارنة ما يلي: - تكلفة الأتمتة الشهرية - توفير ساعات عمل الموظفين - منع الأخطاء - التعامل مع الطلبات الإضافية - وقت استجابة العميل - الإيرادات المرتبطة بتحسين المتابعة قد تقوم وكالة صغيرة بأتمتة توجيه العملاء المحتملين وتذكيرات المتابعة. إذا استجاب موظفو المبيعات للعملاء المحتملين الأكثر ملاءمة وقضوا وقتًا أقل في فرز الاستفسارات، فيمكن للشركة تقييم ما إذا كان سير العمل يدعم المزيد من المشاريع المكتملة. ولن تكون النتيجة متطابقة بالنسبة لكل شركة. قد لا تتناسب العملية التي تنجح مع إحدى الوكالات مع الشركة المصنعة أو الممارسة الطبية. إنشاء نظام أتمتة مفيد خطوة بخطوة تصبح الأتمتة أكثر عملية عندما تتعامل معها الشركة على أنها سلسلة من التحسينات التي يمكن التحكم فيها: 1. قم بإدراج المهام المتكررة 2. حدد عملية واحدة بنتيجة واضحة 3. قم بتسجيل الخطوات اليدوية الحالية 4. اختر الأدوات التي تناسب سير العمل الحالي 5. قم بتعيين قواعد الوصول والمراجعة 6. قم بإجراء اختبار صغير 7. تحقق من الأخطاء والوقت وتعليقات العملاء 8. اضبط العملية 9. قم بالتوسيع فقط عندما تدعم النتيجة التغيير لقد وجدت ذلك بسيطًا من السهل شرح سير العمل وإصلاحه وتحسينه. لا تحتاج الأعمال التجارية إلى نظام معقد لتقليل العمل المتكرر. إنها تحتاج إلى عملية واضحة وأدوات مناسبة وطريقة مراجعة معقولة. عندما تبدأ الأتمتة بمشكلة حقيقية في العمل، يمكنها تقليل الجهد الضائع دون وضع عبئًا ثقيلًا على الفريق. النظام الأكثر فائدة ليس هو النظام الذي يحتوي على معظم الميزات. إنه الشيء الذي يمكن للموظفين فهمه، ويمكن للعملاء استخدامه، ويمكن للمديرين قياسه. اتصل بنا على FrankHsu: Frank@zihongjx.com/WhatsApp +8613661634577.

المراجع معهد ماكينزي العالمي - 2023 - الإمكانات الاقتصادية للذكاء الاصطناعي التوليدي دافينبورت توماس إتش - 2018 - ميزة الذكاء الاصطناعي كيفية تفعيل ثورة الذكاء الاصطناعي منظمة العمل الدولية - 2023 - الذكاء الاصطناعي التوليدي والوظائف تحليل عالمي للتأثيرات المحتملة على كمية الوظائف وجودتها معهد إدارة المشاريع - 2021 - نبض المهنة وراء أجيليتي المعهد الوطني للمعايير والتكنولوجيا - 2023 - إطار عمل إدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي العالمي المنتدى الاقتصادي — 2023 — تقرير مستقبل الوظائف